Les factures aussi entrent dans l’ère de la dématérialisation !

La dématérialisation est une action qui consiste à travailler sur un ordinateur et non plus sur papier. Par conséquent, l’utilisateur accomplit toutes ses tâches sous un format électronique et utilise tous les canaux existants pour stocker ou pour communiquer les informations. Il en est de même pour la dématérialisation de factures, ou plus précisément de la dématérialisation fiscale qui consiste à envoyer les factures en mode PDF ou en mode EDI avec une signature électronique, suivant les exigences réglementaires ainsi que la législation française. Notons que deux types de factures sont concernés par cette dématérialisation, dont : les factures clients et les factures fournisseurs.

La dématérialisation fiscale aux yeux de la loi

Pour apporter plus d’explication sur les termes de la loi par rapport à la dématérialisation fiscale, il y a lieu de souligner que celle-ci est régie par le Code Civil Français en son article 1313-1 précisant que d’une part, l’utilisation de la facturation électronique permet d’identifier facilement la personne qui a réalisé la facture ; et d’une autre part, celle-ci permet également de garantir l’intégrité des informations produites. De surcroît, une facture dématérialisée doit ressembler exactement à une facture papier en comportant les mêmes mentions obligatoires et en suivant les mêmes processus d’archivage. D’où, sur un point de vue comptable, la durée accordée pour l’archivage est de dix ans tandis que sur le point de vue fiscal, cette durée est seulement de six ans. Et il y a lieu de noter que le non-respect de ces durées peut exposer l’intéressé soit à une amende fiscale, soit à une sanction pénale sévère. Par ailleurs, depuis 2015, la loi Macron a apporté quelques changements sur ce système de dématérialisation des factures en refusant la facture PDF et en insistant sur les applications numériques. Ainsi, cette loi vise à réaliser une transmission cryptée avec un accès sécurisé et une preuve de réception.

L’importance de la dématérialisation des factures

Par rapport à une facture manuscrite, la facture dématérialisée procure de nombreux avantages aux entreprises et à l’Etat. Tout d’abord, l’établissement et l’envoi des factures par voie dématérialisée permettent de réduire d’une dizaine d’euros le coût des opérations par facture. De plus, il ne s’agit pas uniquement d’une réduction des coûts de traitement mais également une réduction des coûts d’archivage. Ensuite, le cycle de traitement des factures est plus rapide car il n’y a pas lieu de se déplacer pour les produire ou pour les déposer. Autrement dit, le temps de livraison et d’encaissement des factures est réduit. L’autre avantage de la dématérialisation des factures est également le fait de réduire le nombre de litiges et d’erreurs vu que les calculs sont réalisés automatiquement et que les informations restent toujours vérifiables à tout moment. Par la même occasion, il y a lieu de préciser que les processus de réception, d’envoi et d’intégration des factures avec l’ERP sont automatisés. Et il ne faut pas oublier que le fait de ne plus employer du papier peut être très bénéfique en termes écologique, environnemental et économique. Enfin, le dernier avantage de l’utilisation de la dématérialisation fiscale est le fait qu’elle soit plus efficace. Justement, c’est un moyen de réduire le nombre de retards de paiement.